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Em meio ao aumento dos custos e da rotatividade, as organizações estão reequipando as estratégias de operações, tecnologia e força de trabalho para proteger as pessoas e os lucros.
A maioria dos líderes de TI e operações nunca investirá conscientemente em conformidade. Mas e se a maior ameaça à sua preparação para auditoria, posição regulatória e confiança do cliente não for sua infraestrutura em nuvem ou sua pilha de segurança cibernética, mas algo muito mais mundano?
D Relatório sobre o estado dos fluxos de trabalho documentais e risco de conformidade de 2025 Descobriu-se que, todos os anos, um fluxo de trabalho deficiente de documentos custa às empresas 94.260 dólares em multas. Depois de entrevistarmos mais de 600 líderes de setores altamente regulamentados, os resultados são inequívocos: à medida que a transformação digital avança nos sistemas de front-office, o mecanismo central da gestão documental fica perigosamente exposto.
O resultado é um número crescente de pontos cegos de conformidade que custam às empresas tempo, dinheiro e credibilidade.
A transformação digital tem um problema de documentação
As empresas modernas adotaram a transformação digital em escala usando sistemas ERP alimentados por IA para automatizar vendas, agilizar operações e acelerar a tomada de decisões. Embora os sistemas front-end tenham evoluído, os fluxos de trabalho de documentos permanecem teimosamente manuais.
Hoje, a maioria dos documentos críticos – propostas, contratos, relatórios de conformidade – ainda são criados, editados e encaminhados através de canais manuais, como conversas por e-mail, processadores de texto e planilhas. Mesmo quando a automação está disponível, muitas vezes ela é parcialmente implementada ou completamente ignorada sob pressão de prazos.
O resultado é uma colcha de retalhos frágil que quebra os princípios fundamentais da conformidade: controlo, rastreabilidade e auditabilidade. Na verdade, mais de metade (54%) dos líderes que inquirimos afirmaram que a documentação era a parte menos madura da sua estratégia de transformação digital. E 38% admitem que estão presos num limbo híbrido – nem totalmente manual nem totalmente automatizado – provavelmente o lugar mais perigoso para se estar.
A ilusão de controle – e a realidade da exposição
O risco de conformidade nem sempre é alto. Às vezes, isso passa despercebido no trabalho diário quando um representante de vendas ignora o processo de revisão para atingir uma cota, um colega de equipe envia um rascunho para o endereço de e-mail errado ou um contrato é assinado usando uma cláusula desatualizada extraída de um documento antigo do Word.
Individualmente, esses momentos parecem inócuos. Culturalmente, são muitas vezes rejeitadas como o custo de uma mudança rápida. Mas quando 77 por cento dos líderes concordam que os erros são inevitáveis sem integração do sistema de registos, e 41 por cento admitem que terão dificuldade em provar a integridade dos documentos em disputas legais, esta já não é uma questão singular. É sistêmico.
A pesquisa mostra quão difundidas e dispendiosas são essas avarias:
- 61% dos líderes relataram graves interrupções nos negócios associadas a erros de documentação
- 49 por cento disseram que esses incidentes desencadearam uma investigação formal
- Multa de conformidade de 16 por cento, com média de US$ 94.260
Mais preocupante? Estas falhas muitas vezes têm origem nas partes encarregadas de fazer cumprir a conformidade. Especificamente, os departamentos jurídico (36%), operações (42%) e compliance (31%) foram identificados como os mais dependentes de processos manuais de documentação.
Teatro de conformidade versus resiliência operacional real
Muitas organizações realizam o que chamo de teatro de conformidade – adicionando mais pontos de verificação manuais, listas de verificação ou aprovações num esforço para demonstrar a devida diligência. Mas isso cria mais tensão do que disciplina.
A verdadeira conformidade não vem de mais pontos de verificação. Isso vem da construção da infraestrutura operacional correta.
Nossos dados mostram que:
- 58 por cento dos líderes só confiam na automação se for feita uma revisão humana
- 67 por cento confiam mais na automação quando ela é construída nativamente (o que significa que você tem uma solução construída em ou para uma plataforma específica, garantindo que seus dados nunca saiam dessa plataforma) em plataformas principais como CRM ou ERP
- Todas as organizações que alcançaram a automação total da documentação relatam alta confiança na sua postura de conformidade
Quando a automação segue confiança contínua, segura e nativa.
Os custos reais não são multas
O valor da manchete de US$ 94.260 é apenas a ponta do iceberg. Abaixo disso estão os custos operacionais compostos de ineficiência. Equipes distribuídas e híbridas perdem 39 dias de trabalho todos os anos devido a problemas de documentação, desde a busca de arquivos até o rastreamento de erros de retrabalho e aprovações.
Isso equivale a cerca de dois meses de perda de produtividade, todos os anos, todos os anos — tempo que poderia ser gasto fechando negócios, resolvendo problemas de clientes ou impulsionando a inovação. Em vez disso, é drenado por sistemas de back-office falidos que abrandam o ritmo, frustram as equipas e desgastam silenciosamente a competitividade. Numa era obcecada pela eficiência e pela velocidade, trata-se de uma fuga silenciosa no motor de desempenho de todas as organizações, e a maioria dos líderes não se apercebe disso até que apareça nos seus relatórios de auditoria.
Barreiras culturais: por que a mudança parece arriscada (mas não é)
Apesar de estarem conscientes dos riscos, a maioria dos líderes hesita em mudar. Por que? Porque o processo de documentação deficiente parece familiar. Eles se tornaram normais e é “assim que funciona”. Mas, como revela a nossa investigação, a verdadeira barreira é psicológica, não técnica:
- Medo de perder visibilidade e controle (31%)
- Medo de erros sob escrutínio regulatório (56 por cento)
- Medo de que os auditores não adotem a IA ou a automação (29%)
No entanto, nenhum destes receios é apoiado por dados. Na verdade, as plataformas automatizadas, especialmente aquelas integradas aos sistemas principais, oferecem muito maior visibilidade, controle e rastreabilidade do que qualquer processo manual. Neste contexto, não se trata de eliminar o julgamento humano, mas de remover o erro humano de processos repetitivos, de grande volume e limites elevados.
Como realmente é a confiança funcional?
Então, como é um sistema de documentação resiliente e pronto para conformidade? De acordo com os líderes entrevistados, os itens essenciais são claros:
- Trilha de auditoria abrangente: um registro completo de quem criou, editou, aprovou e assinou
- Controle de acesso granular: visibilidade baseada em funções para evitar superexposição
- Integração do sistema de registro: não há mais erros de copiar/colar ou dados desatualizados
- Marcação automática de consentimento: classificação inteligente com base no conteúdo do documento
- Fluxo de trabalho de aprovação personalizável: criado para refletir como seu negócio realmente funciona
Corrija primeiro os riscos invisíveis
Em todos os negócios, existem riscos que você vê e riscos que você aprende a ignorar.
Os processos documentais geralmente se enquadram na última categoria. É fácil presumir que o sistema é “bom o suficiente” até que isso aconteça. Até a auditoria chegar. Até que o erro seja revelado. Cai bem na sua mesa.
A pergunta de US$ 94.260 é: seus fluxos de trabalho de documentos foram criados para o mundo em que você trabalha hoje ou são um resquício do mundo anterior?
Se sua resposta não estiver clara, é hora de olhar mais de perto. Porque numa época em que a velocidade, a segurança e a conformidade são inegociáveis, a documentação já não é uma tarefa de back-office. É a sua primeira linha de defesa e uma salvaguarda essencial para todos os negócios.
Quer ver como sua organização se compara? Explore os resultados completos de 2025 Fluxo de trabalho de documentos e status dos relatórios de risco de conformidade Descubra seus pontos cegos de conformidade e como corrigi-los.
Brian Stimpfl, CEO, S-Docs
Brian é um executivo sênior com mais de 30 anos de experiência em condução de estratégia, inovação de produtos e execução de mercado a mercado em funções de tecnologia, vendas e marketing. Como líder da nossa equipa global, ele defende a inovação, melhora a experiência do cliente e impulsiona a expansão da empresa em novos mercados.
Antes de ingressar na S-Docs, Brian ocupou cargos de liderança sênior na TD Ameritrade, ActiFi, Scottrade e Prudential Financial. Ele possui bacharelado em Finanças e Contabilidade pela Siena College e MBA pela Gicklin School of Business da Baruch College.
